トロントでの留学生活が終わりに近づくと、引っ越し、帰国準備、仕事探し、ビザ関連の手続きなどで一気に忙しくなります。その中で後回しになりがちなのが、学校に関する「最後の確認」です。
授業が終わったからといって、すぐにすべての書類がそろうわけではありません。成績証明書、修了証、卒業証明、学校メール、学生ポータルへのアクセスなどは、卒業後や帰国後に必要になってから慌てる人も少なくありません。
特にカナダ国内で進学、就職、PGWP申請などを考えている場合、学校発行の書類が次の手続きの出発点になることがあります。この記事では、トロントで留学を終える前に学校へ確認しておきたいポイントを整理します。
まず確認したいのは「正式な成績証明書」の出し方
学校の学生ポータルで見られる成績画面や、PDFのスクリーンショットは、自分用の確認資料としては便利です。ただし、提出先によっては正式な成績証明書として扱われないことがあります。
カレッジや大学、ビザ関連、就職先、他校への進学では、次のような条件が指定されることがあります。
- 学校から提出先へ直接送付されていること
- Official Transcriptとして発行されていること
- 電子証明書サービスを通じて共有されていること
- 封印された紙の書類であること
- 発行日や成績確定日が一定期間内であること
留学終了前には、Registrar、Academic Records、Student Servicesなどに、Official Transcriptの申請方法を確認しておきましょう。
具体的には、オンラインで申請できるのか、紙と電子版の両方があるのか、発行までに何営業日かかるのか、日本やカナダ国外へ送れるのか、進学先や雇用主へ直接送付できるのか、発行手数料はいくらか、卒業後も同じ方法で申請できるのかを聞いておくと安心です。
学校によっては、ParchmentやMyCredsのような電子証明書サービスを使って発行します。トロントの大学やカレッジでも学校ごとに仕組みが違うため、「友人の学校ではこうだった」ではなく、自分の学校の公式案内を確認することが大切です。
修了証・卒業証書・Completion Letterの違いを確認する
日本語では「修了証」「卒業証明書」「卒業証書」とまとめて言いがちですが、英語では用途によって名前が分かれます。
語学学校であればCertificate of Completion、カレッジや大学であればDiplomaやDegree、ビザ申請や雇用主提出用にはCompletion LetterやConfirmation of Graduationが必要になることがあります。
注意したいのは、授業終了日、最終成績確定日、卒業審査完了日、卒業式の日が同じとは限らないことです。授業が終わっていても、正式な修了確認が出るまでに時間がかかる場合があります。
学校へ確認する時は、単に「卒業証明がほしい」と言うだけでなく、何のために使う書類なのかを伝えると話が進みやすくなります。
たとえば、進学先へ提出するのか、雇用主へ提出するのか、PGWP申請に使うのか、日本の学校や会社へ提出するのかによって、必要な書類名や形式が変わることがあります。
PGWPを考えている人は、書類を受け取るタイミングにも注意
PGWPを考えている人は、修了証明や成績証明の扱いに特に注意が必要です。
IRCCは、PGWP申請に必要な修了証明として、学校からの公式レター、公式成績証明書、または学校サイト上の成績証明のコピーなどを案内しています。卒業式や紙の卒業証書を待つ前に申請できる場合もありますが、どの書類で申請できるかは必ず最新の公式情報で確認してください。
また、学校から修了を示すレター、成績証明、修了メールなどを受け取った後の就労可否にも注意が必要です。IRCCの案内では、修了後の就労には条件があります。学生として働いていた人は、「まだStudy Permitが残っているから大丈夫」と自己判断しない方が安全です。
このあたりは移民手続きに関わるため、学校のInternational Student Office、IRCC公式ページ、必要に応じて移民コンサルタントや弁護士に確認してください。
学校メールと学生ポータルはいつまで使えるか
留学終了後に意外と困るのが、学校メールと学生ポータルへのアクセスです。
授業中は毎日のように使っていたメールアドレスでも、卒業後に一定期間で使えなくなる学校があります。反対に、卒業生用メールに切り替えられる学校もあります。
学校メールには、成績通知、修了確認、税務関連書類、授業料領収書、保険関連の案内、図書館や学生サービスからの通知が届いていることがあります。帰国後にログインできなくなってからでは、再設定や本人確認に時間がかかることがあります。
留学終了前に、次の点を見直しておきましょう。
- 学校メールがいつまで使えるか
- 卒業後に転送設定ができるか
- 学生ポータルのログイン期限はいつか
- 二段階認証にカナダの電話番号を使っていないか
- パスワードリセット用の個人メールが最新か
- 成績、領収書、保険、税務関連の必要書類を保存したか
特にカナダの電話番号を解約する予定がある人は、二段階認証の設定を早めに見直しておくと安心です。ログインコードが受け取れず、成績証明書の申請や書類のダウンロードが進まないことがあります。
未払い・住所・返却物も最後に見直す
書類発行の前に、授業料の未払い、図書館の延滞、備品の未返却などがあると、成績証明書や修了関連の手続きが止まることがあります。学校によっては、アカウントにholdが付くと、オンラインで申請できない場合もあります。
また、学校に登録している住所や個人メールも確認しておきましょう。
卒業証書の郵送、税務書類、返金、小切手、保険関連の連絡が古い住所に送られてしまうと、後から追跡するのが面倒になります。帰国する人は、日本の住所を登録できるか、カナダ国内の代理受取先が必要かも確認しておくとよいでしょう。
短期の語学留学でも、最後の週は意外と慌ただしくなります。授業最終日を迎える前に、学校へ聞くことをメモしておくと、帰国直前に焦らずに済みます。
81 Torontoで次にできること
留学終了後は、帰国、進学、仕事探し、引っ越し、家具の整理など、生活面のタスクも増えていきます。
トロントで部屋の退去や次の住まい探しを進める人は、81 Torontoの掲載情報も参考にしながら、学校手続きと生活手続きを並行して進めると動きやすくなります。
ただし、掲載情報の内容や契約条件は各投稿者・各事業者によって異なります。実際に申し込む前には、料金、契約期間、受け渡し方法、本人確認、支払い方法を自分で確認してください。81 Torontoは、掲載情報の正確性や契約の安全性を保証するものではありません。
公式リンク
学校関連の書類やPGWPに関わる内容は、必ず公式情報を確認してください。
一般情報としての注意書き
この記事は、トロントで留学を終える人向けの一般情報です。学校の規定、書類名、発行方法、手数料、処理日数、移民関連ルール、提出先の条件は変更されることがあります。
成績証明書、修了証、Completion Letter、PGWP関連書類などの重要な判断は、在籍校、提出先機関、IRCCなどの公式情報を確認したうえで行ってください。必要に応じて、学校のInternational Student Office、移民コンサルタント、弁護士などの専門家にも相談してください。
